60 % des auto-écoles indépendantes françaises gèrent encore leurs leads sur un cahier ou un fichier Excel. C'est gratuit, mais ça vous coûte des milliers d'euros chaque mois en prospects perdus. Voici pourquoi, et comment migrer en moins d'une heure.
On ne va pas vous mentir : Excel marche pour beaucoup de choses. Mais pas pour gérer un pipeline de prospects qui tournent sur 6 à 12 mois, qui doivent être relancés à des dates précises, qui arrivent par 5 canaux différents, et qui exigent un suivi partagé par 2 ou 3 personnes en temps réel.
Voici les quatre symptômes que nous entendons systématiquement chez les auto-écoles qui basculent vers Permolib :
Le mardi, votre secrétaire prend trois appels. Elle note les noms et numéros sur un coin de feuille. Le vendredi, deux feuilles ont disparu. Sur les trois prospects, vous n'en rappelez qu'un — et il est déjà inscrit ailleurs.
Vous avez un fichier « Leads 2026.xlsx » dans Drive. Trois personnes y écrivent. Les colonnes deviennent floues, les statuts contradictoires, les filtres explosent. Personne ne sait si « rappelé » veut dire « rappelé hier » ou « il y a 3 mois ».
Un prospect rappelle « comme on s'était dit ». Vous ne savez pas qui est ce prospect, qui lui avait répondu, ce qui avait été promis. Vous improvisez, ça se passe mal, le prospect raccroche.
Un lead chaud passe à tiède en 3 jours sans relance. Excel ne vous rappelle pas qu'il faut le rappeler. Personne n'a envie d'écrire un script qui envoie un SMS à J+3, J+7 et J+14. Le pipeline se vide silencieusement.
Le tableau ci-dessous reflète des situations réelles que les gérants nous décrivent en démo. Aucune ligne n'est inventée : chacune correspond à un problème que nous avons résolu chez au moins 50 auto-écoles clientes.
| Critère | Cahier + Excel | Permolib |
|---|---|---|
| Centralisation des leads | Cahier + Excel + boîte mail + post-its — 4 endroits différents | Une seule liste, accessible partout, en temps réel |
| Captation des appels manqués | Aucune. Si le téléphone sonne dans le vide, le prospect part | SMS automatique en 10 s + lead créé dans le pipeline |
| Suivi du statut prospect | Colonne « Statut » avec valeurs libres : « rappelé », « ok », « hum » | Pipeline kanban : Nouveau → Relance → RDV → Inscrit |
| Historique des contacts | Aucun. Vous savez quand vous avez ajouté la ligne, pas plus | Chaque appel, chaque SMS, chaque échange est horodaté |
| Relances automatiques | Aucune. Vous devez vous souvenir de qui rappeler quand | Séquences SMS / email automatiques, arrêt sur réponse |
| Mesure des sources de leads | Si vous avez ajouté une colonne « source » — sinon, à l'aveugle | Source automatique : appel, formulaire, fiche Google, partenaire |
| Accès depuis le téléphone | Excel mobile fonctionne mal sur un fichier partagé | Application web responsive, fonctionne sur smartphone |
| Coût mensuel | 0 € (mais quelques milliers d'euros perdus en leads) | 50 €/mois (Starter) ou 89 €/mois (Pro avec répondeur) |
Le calcul du coût caché d'Excel est simple : si vous perdez ne serait-ce que 3 prospects par mois à cause d'une mauvaise centralisation, à 1 200 € de panier moyen et 25 % de conversion, c'est 900 € de chiffre d'affaires perdu par mois. Permolib Starter coûte 50 €/mois. Le calcul se fait tout seul.
La principale objection à un changement d'outil dans une auto-école, c'est le temps que ça prend. Vous avez raison de vous poser la question. La bonne nouvelle : la migration est conçue pour tenir sur une pause déjeuner, sans perte de données et sans interruption d'activité.
Si vous avez un Excel existant, on l'importe via un copier-coller dans Permolib. Pas de format imposé : on adapte vos colonnes (Nom, Téléphone, Source, Statut) pendant l'import.
Le pipeline par défaut (Nouveau → Relance → RDV → Inscrit) couvre la majorité des cas. Vous ajustez les colonnes en glisser-déposer, ajoutez « En attente paiement », « Code passé », ce que vous voulez.
Procédure documentée pour Orange, SFR, Bouygues et Free. Vous gardez votre numéro, l'activation se fait depuis votre espace opérateur. Permolib commence à capter les appels manqués dès la fin de l'activation.
Chaque secrétaire ou moniteur reçoit son lien d'accès. La prise en main du kanban est immédiate — c'est conçu pour qu'un non-initié comprenne en 5 minutes. Pas de formation à payer.
Pas en théorie. Excel fait des miracles pour des données stables. Le problème : un pipeline de prospects auto-école n'est PAS stable. Il bouge tous les jours, plusieurs fois par jour. Trois personnes y touchent en même temps. Les statuts changent. Les relances doivent être déclenchées à dates précises. Excel n'a aucune de ces capacités natives — vous les bricolez avec des macros et de la discipline humaine, et au bout de 3 mois, le fichier devient inutilisable.
Moins d'une heure pour une auto-école avec un pipeline existant. Le détail : 5 minutes pour exporter votre Excel et l'importer dans Permolib (par copier-coller), 10 minutes pour configurer votre pipeline aux étapes spécifiques de votre école, 15 minutes pour activer le répondeur sur votre numéro existant, 15 minutes pour briefer votre équipe. C'est tout. Pas de formation à payer, pas de matériel à installer.
Non. Vous gardez votre Excel actuel comme archive et vous repartez à neuf dans Permolib avec votre pipeline propre. Si vous tenez à importer vos 6 mois d'historique, on peut le faire — chaque ligne devient une fiche prospect avec le statut où elle se trouvait. Cela dit, dans 80 % des cas, les gérants nous disent qu'ils préfèrent repartir d'une feuille blanche : l'historique Excel était trop sale pour valoir l'import.
Non. Permolib gère uniquement le funnel d'acquisition : prospects, appels, relances, conversion à l'inscription. Une fois l'élève inscrit, il sort de Permolib et entre dans votre logiciel de gestion (AGX, CILEA, Klaxo, Rapido…) qui s'occupe du planning des leçons, du livret numérique, de la gestion des examens. Beaucoup d'écoles utilisent les deux : Permolib pour l'amont (Excel à remplacer), un logiciel de gestion pour l'aval (les élèves actifs).
Oui, plus simple. Excel demande de connaître les filtres, le tri, les formules, les couleurs conditionnelles. Permolib a une seule interface : le pipeline kanban. Une fiche par prospect, glisser-déposer pour changer le statut, clic pour appeler ou envoyer un SMS. Nos clients qui basculent depuis Excel nous disent que leur secrétaire de 55 ans s'y met en 10 minutes — alors qu'elle ne maîtrisait jamais vraiment Excel.
Vous pouvez exporter à tout moment toute votre base prospects au format Excel ou CSV depuis votre dashboard. Aucune données prise en otage, aucun frais de sortie. L'essai 7 jours est sans CB — si vous décidez de ne pas continuer, votre compte est désactivé sans débit. Vos données vous appartiennent.
7 jours gratuits, sans carte bancaire. Configuration en moins de 30 minutes.